업무 효율을 올리는 몇가지 제안
종이 없는 사무실(Paperless Office)의 실현: 효율적이고 지속 가능한 업무 환경 만들기
사무실이 너무나도 많은 서류들도 가득하면 업무 효율도 떨어지고, 막상 찾을려고 하면 찾는 서류는 보이지 않아 이때문에 한참을 헤매었던적들이 다들 있으셨을것으로 생각됩니다.
이때문에 많은분들이 저에게 연락하셔서 도대체 호주에서는 이 증빙 자료 및 장부들을 얼마나 보관해야 하는지를 물어보시는분들이 많이 있는데요. 먼저 답부터 드리면 5년일수도 있고 7년이 될수도 있습니다.
호주국세청의 입장은 5년이고, 호주 주식회사를 관할하는 ASIC의 경우는 무려 7년이나 됩니다. 따라서 법인 형태로 사업하시는분들은 7년을 보관하셔야 합니다.
호주 사무실 임대료는 세계적으로 비싼데다가 많은 사무공간이 불필요한 서류들로 자리를 꽉 치지하고있다면 이또한 큰 문제가 아닐수 없으나, 법적으로 무려 7년동안이나 서류를 보관해야한다면 이는 큰 문제가 아닐수 없습니다.
최근 기술의 발전으로 클라우드(Cloud) 기술을 사용한다면, 꿈에 그리던 Paperless Office, 즉 종이서류없는 사무실이 현실이될수도 있을듯 합니다.
먼저 Cloud Accounting Software 를 사용하면 회계자료를 스캔 또는 사진을 찍은후에 이를 회계전표와 함께 upload해서 보관하게 됩니다. 따라서 회계 소프트웨어상의 회계자료와 원본 서류사본을 어느곳에서도 확인이 가능합니다.
예를 들어서 과거에는 국세청 감사시, 회계장부 검렬중에 감사관이 특정 회계 소프트웨어상의 거래내역의 영수증등 증빙내역서를 요구하면, 전표나 계정을 출력한후에 이를 서류 보관소에 가서 수작업으로 증빙자료들을 찾아 복사를 해서 준다던지, 또는 대표이사가 결재를 할때에 결재서류에 일일히 영수증을 첨부해서 결재해서 올려야 했는데 이 모든게 이제는 컴푸터 화면에서 다 처리가 될수 있습니다.
일반 고지서등은 Scan을 통해서 입력이 되기도 하고, 심지어 Scan할 시간이 없는사람들은 영수증을 우편으로 보내면 이를 Shoeboxed 회사가 이를 대신 스캔해 주기도 합니다.
일단 Shoeboxed 등의 소프트웨어로 정리된 영수증들은 자동으로 Cloud 회계 소프트웨어인 Saasu등에 자동입력되고 이들은 어느때나 열람이 가능합니다.
이밖에도 업무 효율을 올리기 위해서는 여러가지를 생각해볼수 있는데, 먼저 Fax부터 생각해보면 많은 사무실에 수많은 Fax가 쌓여있는걸 흔히 볼수있는데, 보안상도 문제이겠지만 중요한 Fax를 놓치기도 하고 무엇보다도 또 다른 종이서류를 만들어 내는것은 환경상으로도 문제가 있어 보입니다.
Fax를 자동 스캔해 PDF등으로 만들어 소신자에게 이메일로 보내는것은 이미 보편화된 솔루션임에도 불구하고 이를 잘 모르시는분들이 많은것도 사실입니다.
그리고 이메일....거의이제는 공해 수준인데요. 이역시 여러가지 Tool을 사용하여 정리할수 있는데 가장 좋은 방법은 지워버리거나 Archive하는 방법이 아닐까 합니다.
회계사, 변호사업무를 하다보면 정말 너무나도 많은 서류가 있는데, 저희 법인은 거의 Paperless 사무실을 만들기 위해 노력하고 있습니다. 각종 계약서, 세무 서류, 이메일, Fax, Microsoft Office files 등등 저희업종만큼이나 서류가 많은 업종도 없다고 생각되나 모든 서류는 고객별로 Document Management Software인 HowNow 를 이용해서 서류가 고객별로 관리되고 이를 세계어느곳에도 컴퓨터만 있으면 접근이 가능합니다.그리고 각 업무에 대한 Task는 Work Flow Management Software 각 직원들의 업무 진척사항을 관리하게 됩니다.
최근 Google Docs을 보면 여러 업무용 서류 및 파일들을 협업이 가능하게 설계되어 있어 업무 효율을 높이는데 매우 유용합니다.
지금까지 설명드린게 너무 추상적이라면, 가장 쉽게 업무 효율을 높으는 방법중 하나는 컴퓨터 모니터를 여러개쓰는게 아닐까 생각됩니다.
가장 왼쪽의 모니터는 가로길이가 길게 나온 모니터인데, 회계사 업무의 특성상 엑셀 (Excel)을 많이 사용하게 되는데 특히 연간 12개월등을 분석하는 가로열이 많아서 좌우로 왔다 갔다 하며 집중을 못하는 경우가 많아서 아애 가로길이가 긴 모니터를 장만했습니다.
가운데 모니터는 일반적인 모니터로 이메일 및 일반적인 업무를 볼때 사용하게 됩니다.
그리고 오른쪽의 모니터는 세로형으로 제작된 서류 전용으로 문서작성 및 서류를 읽을때 주로 사용합니다. 한눈에 문서 전체를 볼수 있어서, 문서 이용자의 입장에서 서류가 어떻게 보일까하는 문서 디자인등에 유용하게 쓰입니다.
사실 제 사무실에 모니터가 많이 있다고 자랑할려고 사무실 사진을 올린것은 절대 아니구요, 여러 모니터를 사용하면, 업무 능률이 대폭 상승한다는 다음의 공신력있는 기관들의 연구 결과를 알려드릴려고 합니다.
1. Jon Peddie Research : 능률향상 20-30%
2. Microsoft : 능률향상 9-50%
3. NEC : 능률향상 52%
4. Apple : 능률향상 39-74%
한사람이 거의 두사람 역할을 할수 있다면 얼마나 좋을까 한번 생각해보시고, 과감히 Technology에 투자하시길 권해드리며, 특히 호주같이 인건비가 높은 나라에서 사무인력의 효율 증대는 꼭 필요한 과정이라고 생각됩니다. 아래사진은 Microsoft창업주인 Bill Gates의 집무실 모습인데...흠...위의 박원순 시장님시장님 사무실과는 좀 많은 차이가 보이네요.
저는 회계 법률 자문이외에도 여러 경영 컨설팅 업무를 하고 있는데, 그중에 하나가 Work Flow Management 즉 업무분석을 통해 효율을 높이는 방법을 제안하거나 또는 여러 Cloud Solution들을 소개하기도 합니다. 관심있으신분들의 문의 부탁드립니다.
이메일 문의는 askjasonyu@gmail.com 으로 보내주시기 바랍니다.
유형석 (제이슨 유)
Jason Yu CA Solicitor BCom with Merit LLB (UNSW)
호주 시드니 한인 공인회계사 세무사 변호사
Korean Speaking Chartered Accountant & Lawyer in Sydney, Australia
Disclaimer - 법적 책임 면책조항 (Legal Disclaimer)
This is Jason Yu's personal blog space and the contents are in general nature only as well as personal opinions. The writer’s opinions reflect his own personal views and should never be interpreted as being the advice, opinion or responsibility of the firm the writer is associated with.
You should not rely on the information contained in my personal blog because this is never intended to be advice nor comprehensive information and where appropriate, please seek your own professional advice to meet the needs of individual circumstances.
본 칼럼의 내용은 필자 개인의 의견이며, 필자가 근무하고 있거나 관련되어 있는 단체 및 사업장의 입장과는 무관함을 밝힙니다.
위의 내용은 법률 및 세무자문이 아닌 일반적인 내용으로 내용에 오류가 있을 수 있으며 자문으로 받아들여서는 안 됩니다. 본인의 상황에 적용되는 정확한 자문은 반드시 회계사 또는 변호사를 통해 받으시기 바랍니다.
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