장부정리하는데 너무 시간이 많이 걸리신다구요? Cloud를 이용하세요.

GST도입이후에 중소 사업체 (SMEs)를 경영 하시는분들을 보면 매달 장부정리하면서 밤을 새는 경우가 많으신데요. 규모가 작은 기업일수록 경영자의 입장에서는 많은 시간을 사업 개발과 영업에 시간을 보내야 하는데 세무신고등으로 영수증 정리등 비효율적인 업무로 고통스런 시간을 보내는 경우가 많이 있습니다.

Technology의 발달로 인해 이런 고민을 줄일수 있는 획기적인 방법들이 많이 개발되고 있는데요, 이와 관련하여 이전에도 몇번 말씀드린 Cloud를 이용한 Solution을 소개할까 합니다.

1. 영수증관리 (월 $ 19.95부터)

먼저 Shoeboxed라는 Solution이 있는데 요즘 가격이 많이 싸진 Scanner 또는 그리고 스마트폰의 엡을 이용해서 영수증 사진만 찍으면 자동으로 영수증 또는 인보이스가 문자 인식 Software로 자동 정리되는 Solution입니다. 물론 영수증등을 우편으로 보내실수도 있습니다. 국세청 감사시에도 영수증을 찾는데 시간이 안걸리고 또한 지급 관련 분규시에도 바로바로 영수증을 찾을수 있고 창고 및 사무실에서 차지하고있는 서류 공간을 대폭적으로 줄일수 있습니다. 또한 잃어버리기 쉬운 예를 들어 Taxi영수증같은 경우도 그때 그때 스마트폰으로 관리가 되니 세금공제 및 GST환급도 빠짐없이 챙길수 있습니다.

이방법을 사용하면 모든 영수증을 일일이 Data Entries를 하는 불편함이 없어지게 됩니다. 그다음에 이자료를 Cloud Accounting Software인 Saasu 및 Xero로 자동으로 옮겨 오게 하면 됩니다. 다시 말해서 Data Entries를 할필요가 없게 됩니다. 물론 영수증뿐만아니라 계약서등 중요한 서류들도 보관 가능합니다.

2. 회계 세무 급여 재고 관리 (월 $35)

개인적으로는 Saasu 라는 Software가 재고 정리 및 호주 기준의 Payroll 급여 기능이 가능하기 때문에 선호하는데 다음의 동영상은 Saasu 제품에 대한 설명을 자세히 하고 있습니다.




3. Social CRM 고객 마케팅 (월 $50)

그리고 고객관리를 위해서는 CRM을 사용하게 되는데, 특히 요즘 신세대들은 Facebook 등의 소셜미디아를 사용하므로 이를 통한 Social CRM 마케팅등을 관리 하게 됩니다. 이때에도 역시 Cloud 를 사용하여 같은 Data를 공유하게 되므로 고객관리를 따로 하실 필요가 없게 됩니다.

CRM을 통해 여러 마케팅을 구현할수 있느데 예를 들어 이멜이나 문자 메세지등등을 이용한 Discount Coupon 및 제품 카탈로그등을 보낸다던지 또는 facebook, twitter, linkedin등을 통한 좀더 친밀한 메세지, 그리고 회계자료에 근거한 과거 거래 내역을 바탕으로한 마케팅등등이 가능합니다.

다음의 동영상은 Social CRM 중의 하나인 Batchbook 관련된 부분입니다.




요즘 추세가 Website는 회사소개의 기본이고 그다음에 이들과 교류할수 있는 Facebook 및 Twitter를 사용 하여 이들상대로 Marketing 을 하게 됩니다.

4. POS Solution (월 $69)

만약 Retailer라면 Cloud POS Solution을 위의 설명한 소프트웨어와 Integration이 가능하며 매출기록도 회계 Software과 연계 하여 사용할수 있습니다. 기존의 다른 POS 제품들도 대부분 File Export를 통해Integration Tool을 만들수 있습니다. 물론 일일히 세부 거래 내역을 회계소프트웨어에 입력 하실 필요도 없습니다.





5. QR 코드를 통한 홍보 및 멤버관리

그리고 QR 코드 및 QR Code Reader 를 이용한 Membership 카드등을 연계하여 이용한다면 Discount Coupon, 개개인의 매출 관리 및 Point관리등도 가능하겠지요? (QR Code는 이멜이나 문자로 CRM을 통해 보낼수있고 이를 통해 개개인 고객관리도 가능합니다)




다음은 한국의 TESCO에서 사용하고 있는 실제 QR 코드를 이용한 쇼핑사례입니다. 전자상거래에 한해서 만큼은 한국을 따라올 나라가 없을듯 하네요. 매장숫자에는 밀리지만 어떻게 온라인시장에서 한국에서 1위를 했는가를 보여주는 좋은 사례입니다.



6. 전자 상거래

eBay등을 통한 전자상거래 및 인터넷 쇼핑몰도 같은 정보를 공유하므로 훨씬 효과적일뿐만 아니라 인보이스 청구 및 거래대금 수금도 자동으로 연동되어 회계정리되므로 이들을 관리하는 시간을 대폭 줄이실수 있습니다. 또한 호주뿐만이 아닌 전세계로 제품이나 서비스를 홍보할수도 있고, Saasu등은 Multi Currency즉 여러나라에 대한 외환 화폐거래도 회계처리가 가능한 장점이 있습니다.

따라서 위의 경우들에서 본바와 같이 소비자의 소비패턴 분석을 통한 마케팅, 장부정리, 매출관리등등을 거의 대부분 Cloud를 통해 자동화 시키게 되어 장부정리에 걸리는 시간을 획기적으로 줄일뿐만 아니라 또한 실시간 장부정리한 회계기록을 바탕으로 마케팅등에도 사용할수 있는 중소기업인에게는 인건비 절감 효과도 있습니다.

저희 법인은 중소기업들에 대한 Cloud Integrated Solution 을 제공하고 있으며 Saasu 및 Xero의 Certified Partner 입니다. 또한 Customisation을 원한다면 여러 능력있는 IT 솔루션 개발자들과 같이 협업을 집행하고 있습니다. 위의 예를 든 솔루션들을 저희 법인에서 일괄 관리해드릴수도 있습니다.

다음은 Cloud를 이용한 회사 전반적인 모든 시스템을 정비하였을때의 예로, 보시다시피 거의 전 사업부를 Cloud를 통해 일원화할수 있으며, 전체 회사 관리비용을 획기적으로 줄일수 있습니다.

위의 Business Cloud Planning Template는 다음의 링크에서 받아보실수 있습니다.

Business Cloud Planning Template (PDF) 받아보기

마지막으로 지금 회계사비용을 기장업무, 장부정리하는데 다 허비하시기 보다는 비지니스 관련 경영자문등에 투자하셔야 한다고 생각됩니다.

독자분의 사업체를 Cloud를 통해 좀더 효율적으로 운영하시고자 하시면 연락 주세요.

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유형석 (제이슨유)

Jason Yu CA Solicitor BCom with Merit LLB (UNSW)

호주 시드니 한인 공인회계사 세무사 변호사

Korean Speaking Chartered Accountant & Lawyer in Sydney, Australia

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본 칼럼의 내용은 필자 개인의 의견이며, 필자가 근무하고 있거나 관련되어 있는 단체 및 사업장의 입장과는 무관함을 밝힙니다.

위의 내용은 법률 및 세무자문이 아닌 일반적인 내용으로 내용에 오류가 있을수 있으며 자문으로 받아들여서는 안됩니다. 본인의 상황에 적용되는 정확한 자문은 반드시 회계사 또는 변호사를 통해 받으시기 바랍니다.